Thématique Digitalisation

Les PDF sensibles à la recherche

Fiche pratique : Règle de nommage dossier SystemeInformation

Ma question

La fiche indique dans son dernier paragraphe que "Les documents doivent être publiés prioritairement en format Pdf océrisé."

   Est-ce que Pdf océrisé est synonyme de "sensible à la recherche" ?

J'ai observé que les délibérations sont sensibles à la recherche dans Interstis mais pas dans la rubrique délibérations du site le-gresivaudan.fr.

Sur Intertis ce sont les projets qui sont soumis au conseil, sur le site ce sont les délibérations au retour du contrôle de légalité.

J'ai d'abord mis ceci sur le compte du process de contrôle qui n'est pas dématérialisé mais j'ai reçu une délibération de la métro, elle aussi après contrôle de légalité et sensible à la recherche.

En résumé sur ce point :

   Est-ce que le process de transmission au contrôle de légalité est dématérialisé ?

   Est-ce qu'il est possible de rendre les délibérations telles que publiées sur le site sensible à la recherche ? Même si le process n'est pas dématérialisé ?

Quoi qu'il en soit, je pense que les utilisateurs sont peu avertis de la notion, et qu'ils ne savent peut-être pas ce qu'il faut faire pour que lorsque l'on scanne un document il soit océrisé. En tout cas c'est une chose que je ne maîtrise pas.

   Est-ce que cela dépend du scanner ou du logiciel qui pilote le scanner ? 

Réponse 1

Sur le sujet du process de transmission des délibérations au contrôle de légalité, à ma connaissance il est dématérialisé mais je vais valider ce sujet auprès d'Emilie Mangione dont le service est en charge de ce process.

Pour information, oui la notion d'océrisation rendant un document scanné sensible à la recherche dépend à la fois du matériel scanner utilisé qui doit intégrer cette fonction et des paramètres utilisés lors d'un scan pour que la fonction soit active ou non.

Suite du dialogue

Merci pour ces informations.

Pensez-vous que les agents sont avertis de ce sujet et savent activer l'océrisation ? C'est un point à aborder dans l'échange avec Emilie.

Suite du dialogue

Suite à mon échange avec Emilie je confirme que le process de transmission des délibérations au contrôle de légalité est bien dématérialisé. Le fait que les documents ne soient pas océrisé après signature vient bien du scan. Nous allons mettre en place rapidement les réglages adéquats et transmettre l'information aux agents concernés.