Introduction

Extrait d'un document trouvé @ http://www.cid-auditeur.com/New_cid/documents/Documentation_vtiger.pdf très clair mais tellement bourré de fautes d'orthographe que je n'ai pas pu m'empêcher de le reprendre.

vTiger CRM est un logiciel de Gestion de la Relation Client destiné principalement aux PME/PMI.

L'utilisation de vTiger CRM ne requiert aucun logiciel additionnel autre qu'un navigateur web.

Pour commencer, vous avez besoin d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe valide pour accéder à vTiger CRM. Contactez votre administrateur pour qu'il vous crée un compte. Une fois connecté, vous pouvez commencer à explorer tous les modules mis à votre disposition. Quelques fonctionnalités étant réservées à l'administrateur vTiger CRM, les utilisateurs standards n'y auront accès qu'avec l'obtention de privilège.

Deuxièmement, il est important de comprendre quelques relations et concept vTiger CRM.

Ce document n'a pas pour but de fixer des règles, mais pourrait vous aider à mieux comprendre où saisir vos données dans vTiger CRM, et ainsi vous permettre une transition plus aisée vers cet outil.

Concepts liés aux Comptes/Prospects/Contacts/Affaires

Comptes

Peut être une personne, entité, organisations ou entreprise.

Voici une liste non exhaustive de ce qui peut qualifier un Compte:

•Doit avoir un nom
•Peut être le fabricant d'un produit que vous achetez ou revendez
•Peut être votre propre entreprise
•Peut être assigné à un utilisateur
•Est où n'est pas un client
•Est où n'est pas un fournisseur

Ce que vous pouvez lier ou joindre à un Compte:

Affaires, c.a.d. un Compte peut vous acheter des produits.
Contacts, c.a.d. un compte peut avoir des personnes liées ou des employés pour lesquels vous désirez stocker des informations.
Activitées qui peuvent être des tâches ou des évènements.
Tickets, c.a.d. ticket d'incident ou encore S.A.V.
Pièces jointes, c.a.d. images, documents, etc.
Notes
Devis
Factures
Ventes
Produits

Prospects

Peuvent aussi êtres appelés "Leads" ou encore "piste" ou personne qui sont/pourraient être intéressés par vos produits/services mais ne sont pas encore client.

Les prospects sont des acheteurs potentiels. Ainsi,une combinaison d'informations sur les contacts et entreprises peut être maintenue.

•Doit avoir un nom
•Doit avoir un nom d'entreprise
•Doit être assigné à un utilisateur ou équipe
•Doit être associé à une source c.a.d bouche à oreille, salon, appel direct...
•Doit avoir un statut
•Peut être estimé

Ce que vous pouvez lier ou associer à un Prospect:

•Activités qui peuvent être des tâches ou évènements.
•Pièces jointes, c.a.d. images, documents, etc.
•Notes
•Emails
•Produits

Contacts

Sont habituellement des personnes.

•Doivent avoir un nom de Famille
•Doivent être assigné à un utilisateur
•Peuvent ou non, travailler pour, représenter, ou être associé à un compte.
•Peuvent être associés à une source de prospect.
•Peuvent avoir accès au Portail client c.a.d au S.A.V ou assistance.
•Peuvent être subordonnés à un autre contact.

Ce que vous pouvez lier ou joindre à des Contacts:

Affaires i.e. un compte peut vous acheter des produits.
Activités qui peuvent être des tâches ou des évènements (appels, rendez-vous).
Emails
Tickets, c.a.d. ticket d'incident nécessitant une action.
Devis
Commandes
Ventes
Produits
Pièces jointes, c.a.d. images, documents, etc.
Notes
Produits

Affaires

Sont des opportunités de vente de produit ou service, nouveau ou complémentaire.

•Doit appartenir ou être associé à un compte.
•Doit avoir une date de conclusion prévue.
•Doit être assigné à une étape de vente.
•Peut être associé à une source de prospect.
•Peut être assigné à un utilisateur

Ce que vous pouvez lier ou associer à une Affaire: •Contact, c.a.d. un Compte peut vous acheter des produits.

•Activitées qui peuvent être des tâches ou des évènements.
•Produits
•Historique des étapes de vente
•Devis
•Ventes
•Produits
•Pièces jointes, c.a.d. images, documents, etc.
•Notes

Exemples

Vous avez probablement des questionnements à propos des concepts énoncés, vous pouvez aussi choisir un scénario énoncé ci-dessous:

(URL d'origine https://forums.vtiger.com/viewtopic.php?t=1590 , citation basée sur les explications de Gopal")

Scenario 1

La gestion des prospects est l'une des opérations de vos processus commerciaux :

Le suivi des prospects est l'un des processus commerciaux de votre entreprise, à ce stade (dès qu'il démontre un intérêt pour vos produits) vous pouvez utiliser la fonction de conversion des prospects et convertir ce prospect en compte (Client ou entreprise), Contact, et affaire (Opportunité d'affaire).

Après la conversion du prospect, vous devez avoir un compte, un contact lié au compte, et une affaire pour ce compte.

Scenario 2

La gestion des prospects n'est pas l'une des opérations de vos processus commerciaux.

Ainsi, vous avez une liste de vos comptes et contacts liés aux clients : B2B (Business to Business)

Dans ce cas, créez un Compte et un contact lié à ce Compte. Dès lors que le compte démontre un intérêt pour un de vos produits, créez une affaire.

Suivez le compte et le contact lié, jusqu'a ce que l'affaire soit close (gagnée ou perdue).

Scenario 3

Votre activité est fortement liée aux particuliers B2C (Business to Consumers):

Créez un contact pour chaque personne (par exemple, un agent d'assurances qui vendrait des polices d'assurance à des particuliers) puis créez une affaire en relation avec ce contact dès que la personne démontre un intérêt pour vos produits.

Note: Ceci n'est actuellement pas possible avec vTiger CRM. Vous ne pouvez pas créer une affaire depuis un contact , ceci doit être fait depuis un compte.

vTiger CRM est actuellement plus orienté B2B (Buisness to Buisness) que B2C (Buisness to Customer).

Utiliser le calendrier & activités

Événements Récurrents

Lorsque l’on crée un événement, il peut être défini comme événement récurrent

Il peut être créé pour se répéter à différentes fréquences : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle, avec une date de début et une date de fin.
Si on crée un événement récurrent avec pour date de début le '12/08/2005', pour date de fin le '27/08/2005' et une répétition 'hebdomadaire'. Comme le 12 (date de début) est un vendredi, l'événement se répètera automatiquement tous les vendredis jusqu’au 27/08/05 (ex : le '12/08/05', '19-08-05 'et le '26/08/05').
Si on crée un événement récurrent avec pour date de début le '12/08/2005', pour date de fin le '15/08/2005 ' et une répétition 'Quotidienne'. Un événement sera créé tous les jours du 12 au 15.
Si on crée un événement ayant une répétition 'mensuelle', un événement sera créé tous les mois à la même date que l’événement crée. Par exemple, si la date de début est le '12/08/2005', un événement sera créé tous les 12 de chaque mois jusqu’à la date de fin.
Si on crée un événement récurrent avec 'annuel' en type récurrent, avec pour date de début le '12/08/2005'. Alors, un événement sera créé tous les 12 août tous les ans jusqu’à la date de fin.

Tous les événements récurrents apparaîtront sur le calendrier et un rappel sera envoyé avant tous les événements en fonction du délai choisi pour celui-ci (envoyer rappel).

Utiliser les affaires

L'objectif de ce paragraphe est de comprendre et sa voir utiliser les affaires ou opportunités selon les termes propres à chaque entreprise.

Avant tout, nous allons voir quelles sont les écrans d'affichage des affaires dans vtiger crm :

Dans la vue principale, vous avez la liste des affaires de votre entreprise classée par ordre de création.

Vous avez la possibilité d'effectuer des tris en cliquant sur le titre de colonne (uniquement les titres en gras, permettent cette fonction).

Vous pouvez aussi créer des vues supplémentaires, pour par exemple ne voir que vos affaires ou les affaires gagnées du mois. (Pour créer et modifier une vue, allez dans le paragraphe correspondant).

En cliquant sur le nom d'une affaire, vous avez accès à l'affichage détaillé de ses caractéristiques.

L'écran se présente en 3 parties auxquels s'ajoutent les éléments indexés comme les activités, contacts, produits, notes et fichiers attachés, devis, historique, commandes et factures.

Ces trois parties sont les suivantes :

les informations générales de l'affaire : nom, propriétaire, montant, date de signature, potentiel de réussite...
les champs personnalisés : ce sont les champs que l'administrateur a créés afin d'obtenir des informations supplémentaires sur les affaires. Cela peut être par exemple le nombre de jours de prestation, le montant d'achat, une gestion du risque ...
la description de l'affaire. A partir de cet écran, vous allez pouvoir modifier les éléments de ces trois tableaux en cliquant sur Editer, créer une nouvelle affaire ayant des données similaires en cliquant sur Dupliquer, supprimer l'affaire (bouton Supprimer).

Tous ces boutons se trouvent juste sous le nom de l'affaire. Vous pouvez aussi enrichir les informations de l'affaire.

- ajouter un contact, dans la section contact de l'affaire, cliquer sur Sélectionner un contact
- créer un rendez-vous, dans la section activités de l'affaire, cliquer sur Nouvel évènement
- ajouter un fichier comme un dossier d'appel d'offre s, dans la section attachements, cliquer sur nouveau fichier

(Attention : la modification de la note n'est pas possible, seule sa suppression est possible. Pour avoir accès à la fonction de modification, utiliser le lien nouvelle note).

Avec ces éléments, vous pouvez utiliser cette vue, qui est la vue principale pour les commerciaux.

Il est essentiel de bien renseigner chaque élément, rendez-vous, notes, contacts impliqués, notamment sur les affaires complexes afin d'avoir une vision de l'ensemble des éléments de cette affaire.

C'est la vue type pour la revue de portefeuille du lundi matin

Les concepts de vTiger

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