Point processus courrier

Rétrospective Séverine 2022

Lundi 16 janvier 2023

Courrier

Deux chronos : entrant/sortant

Besoin d'une solution de gestion du courrier

Nommage des communes

Courrier entrant :

OK pour mettre en place un indicateur sur le taux et le délai de réponse.

Instances

Ce qui prend du temps relancer. Pb de quorum à J-2.

Jonglerie entre les mails et Interstis. personne qui répondent non par email, oui par Interstis.

Revue à faire sur la composition des groupes

Mais contacter le siège pour les "extérieurs"

Délai de convocation : j-7

C.Expl : projets de délibs : Oui on les envoient.

Voir avec Joris l'accès à Intersis pour les extérieurs.

Processus courrier et plus généralement communication multi-canal.

Découverte de l'ajout de la fonction d'envoi de "signalements" sur le site du Grésivaudan.

Les objectifs sont multiples:

• un seul vecteur de communication
• une ventilation/dyspatching automatique des demandes dans les services concernés
• une comptabilisation thématique des demandes pour statistique.

Le 1° juillet :

   Afin de faciliter vos échanges avec le service des eaux du Grésivaudan,
   pour tout nouveau signalement ou nouvelle réclamation merci
   de vous rendre sur www.le-gresivaudan.fr/signalement

• J'ai l'impression que cette clause est nouvelle, ou bien je ne l'avais pas repérée :
  • Ce message est effectivement nouveau.
• Qu'est-ce qui se passe quand on envoie un signalement ?
  • Les messages sont transférés sur des boites mails dédiées à des thématiques(itoo que celles inscrites sur le site internet),
  • des agents ont été identifiés pour les accès à ces boites mails. Ce cheminement est invisible pour l'usager.

• Est-ce que les messages sont chronotés ? Est-ce qu'il y a des statistiques sur l'objet des signalement ?
  • A ce jour, l'enregistrement et le chronotage ne sont pas effectués.
  • Pour les statistiques je n'en ai aucune idée.

Ajouts 1° février 2021

Chronos reçus/envoyés : lien entre le courrier et la réponse.

Il faudrait que la réponse contienne le lien sur la question et un hyperlien sur le texte de la réponse comme cela est fait (très pratique) dans le chrono des courriers reçus.

Chrono reçu : préciser la syntaxe : un entier séquentiel ou 5 chiffres.

Pourquoi certains courriers entrants ne sont pas chronotés, mais identifiés par le nom de l'émetteur ( ce qui peut être ambigu, si l'émetteur nous écrit plusieurs fois)

Point 29 janvier 2021

• Relire email Laëtitia
  • Les courriers sont scannés par le siège, le scan est recopié ici : X:\Administration\Courriers
  • dans le même dossier on trouve deux classeurs reçus/envoyés.
• Soin dans la rédaction du champ "objet" (blanc à la fin, pbs de copier/coller)
• Référentiel des modèles
  • Où sont-ils?
  • Identifiants
• Identification des emails entrants